LawFirm® (nicht nur) in Rechtsabteilungen und größeren Kanzleien
An dieser Stelle finden Sie eine Zusammenstellung wichtiger Leistungsmerkmale der Premium-Software LawFirm®, die speziell für die

Anwendung in Rechtsabteilungen oder in größeren Kanzleien

besonders interessant sind. Aber natürlich stehen diese hochwertigen Funktionen allen LawFirm® Kanzleien zur Verfügung, die die jeweilige LawFirm® Version (Professional, Enterprise oder Enterprise SQL+) einsetzen. Diese Aufstellung von allgemein in LawFirm® vorhandenen Merkmalen orientiert sich jedoch an einem typischen Anforderungsprofil einer Großkanzlei oder Rechtsabteilung.

Einen Kurzüberblick über die umfangreichen Leistungsmerkmale von LawFirm® finden Sie hier.

Zur Weiterentwicklungsgeschwindigkeit können Sie sich hier einen Eindruck verschaffen.

Im folgenden finden Sie Informationen zu diesen Themen:

Tipp: In den verschiedenen Themen-Broschüren und Schulungsvideos, die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegen, finden Sie weitere Details zu den unten aufgeführten Themen - hier kostenlos anfordern...

Sicherheit / Zugangskontrolle / Schutz der Daten


Benutzerzugriffe

  • Die Nutzung von LawFirm® Funktionen ist durch ein detailliert ausgearbeitetes internes Zugangskontrollsystem geschützt.
  • Zur schnellen Rechte-Vergabe gibt es in LawFirm® tabellengesteuerte Standard-Zugangsrechte zu Programmfunktionen nach Rollen und Funktionen (z.B. 'Systemverwalter', 'Senior-Partner', 'Sekretärin', 'Buchhalter' etc.). Die Zuordnung von Benutzern in mehrere Rollen mit kumulativen Rechten ist selbstverständlich möglich.
  • Diese Standard-Zugangsrechte sind auch in einzelnen Unterpunkten für jeden einzelnen Benutzer detailliert änderbar.

Dokument-/ Datei-Schutz

  • Dokumente und den LawFirm® Akten / Adressen zugeordnete Dateien werden an gezielten Stellen im Windows Dateisystem abgelegt. So stehen alle Sicherheits- und Protokollierungs-Funktionen des Betriebssystems zum Schutz der Dokumente bzgl. Zugangskontrolle, Zugriffsprotokollierung, Verschlüsselung (z.B. durch verschlüsselte Laufwerke), etc. zur Verfügung.
  • LawFirm® unterstützt die Dokumentablage in besonderen Ablageordnern (z. B. mit eingeschränkten Windows-Benutzerrechten versehenen) für alle Dokumente / Dateien.
  • Diese Ablageordner sind pro Arbeitsplatz (Benutzer) und pro Akte individuell einstellbar (mit entsprechenden Zuordnungsautomatiken für die Dokumenterstellung und alle Dokument-Importverfahren (Details dazu finden Sie unten unter "Dokumente / Dokumentenworkflows / Elektronische Akte").

Datenbank

  • Alle produktiven LawFirm® Daten sind in einer SQL Datenbank abgelegt.
  • Diese Datenbank ist gegen Direktzugriffe auf Systemebene besonders geschützt und verschlüsselt.
  • Für größere Benutzerzahlen (ab 35 Anwender) gibt es die LawFirm Enterprise SQL+ Version, die auf der Grundlage des (separat lizenzkostenpflichtigen) Microsoft SQL Servers arbeitet.

Tipp: In den verschiedenen Themen-Broschüren und Schulungsvideos, die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegen, finden Sie weitere Details zu den unten aufgeführten Themen - hier kostenlos anfordern...

Abbildung von Konzerngliederungen

 
Konzernstrukturen in Akten

  • durch Registergruppen (den Registernummern vorangestellte Kurzzeichen für die Aktenbeschriftung, wenn gewünscht)
  • durch ein aktenbezogenes zusätzliches Kennzeichen (z.B. früheres Aktenzeichen) als Alternative zur Registernummer für den schnellen Aktenzugriff (z.B. Kundennummer, Projektnummer, etc.)
  • durch besondere Beteiligungszuordnungen in Akten - für alle Arten von aktenbezogenen Listen / Auswertungen. Beispiele für Beteiligungsarten (= "Rollen" von Beteiligten in einzelnen Akten) für diese Zuordnung: 'Zentrale', 'Hauptstelle', 'Gebietsleitung', 'Niederlassung'

Konzernstrukturen in Adressen

  • über Oberadressen / Adressen (z.B. Konzernunternehmen, Abteilungen, Sachbearbeiter - für Adresslisten, Telefonlisten) in beliebig vielen Stufen
  • über Adressgruppen (für Adresssuche, Statistiken, Serienbrief-Funktionen)

Konzernstrukturen bei Benutzern

  • indirekt über die Akten-Sachbearbeiter Einträge (zuständige Sachbearbeiter je Akte)
  • Zuordnung der Benutzer zu Dezernaten / Niederlassungen / Standorten

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Dokumente / Dokumentenworkflows / Elektronische Akte


Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben / Kanzlei ohne Papierumlauf (Details)

  • Umfassende Funktionen zur automatischen bearbeiterbezogenen Briefkopf-Beschriftung von Korrespondenz (Durchwahlen, Sekretariat, Standort-Anschrift etc.)
  • Elektronische Akte zu Akten (= die traditionelle "Elektronische Akte")
  • Elektronische Akte zu Adressen (z.B. zu Adressen bei denen es - noch - keine Akte gibt; oder aktenübergreifend alle Dokumente zu der ausgewählten Adresse)
  • Umfassende Verfahren zur einfachen vollständigen (lückenlosen) Erfassung aller Dokumente / Dateien zu den elektronischen Akten / Arbeitsmappen:

a) implizit für selbst erstellte Dokumente,

b) Zuordnung per einfachem Drag & Drop,

c) Scannen - direkt zur Akte (Scannen und indizieren in einem Arbeitsschritt)

d) Ordnerimport (Fax-Eingang, Digitale Diktat- und Spracherkennungs-Dateien, E-Mails, Massen-Scanner), in Kombination mit den Windows-Offlineordnern für Benutzer an anderen Standorten oder unterwegs

e) per Knopfdruck für systeminterne Berichte (z.B. aus der Zeiterfassung etc.)

  • Eine vollständige elektronische Akte entsteht so als "Abfallprodukt" der Digitalen Sachbearbeitung (Details) in LawFirm®.
  • Komplette Dokument- / Datei- / Aufgabenverwaltung für die Teamarbeit im Netzwerk
  • Komplette Workflow Unterstützung für die netzwerkweite Zusammenarbeit mit Digitalen Diktat- und Spracherkennungsdateien; hierzu mehr...
  • Verknüpfung jedes Dokuments mit beliebig vielen Folgeaufgaben (z.B. Termine, Fristen, Wiedervorlagen, Telefonate, Mitarbeiter- / Bearbeiter-Aufgaben) - das auslösende Dokument wird zur "Anlage" der Aufgabe und kann aus der Aufgabe heraus direkt per Klick geöffnet werden
  • Frei konfigurierbares System von Feldvariablen zu Akten (Akten Zusatzinfos), die einerseits als Textvariablen in Standardschreiben eingesetzt, andererseits für frei definierbare Listen / Auswertungen / Statistiken in LawFirm® in Excel verwendet werden können
  • Dokumentnummern-System (neben dem LawFirm®-spezifischen System der Vergabe und Verwaltung von "sprechenden" Dateinamen)
  • Umfassende interne Dokumentenworkflows mit Elektronischen Arbeitsmappen, die den kompletten kanzleiüblichen / büroüblichen Papiertransport (auch über alle Niederlassungen hinweg) elektronisch abbilden und überflüssig machen (nicht nur Posteingangsverarbeitung für Papier, E-Mail, Fax, sondern z.B. auch kompletter Workflow zu digitalen Diktaten, komplette elektronische 'Quertransporte' von Dokumenten mit Verfügungen von jedem Benutzer zu jedem anderen Benutzer).
  • Jederzeitiger, schneller Überblick über alle anstehenden Aufgaben (Dokument-Aufgaben und dokumentunabhängige Aufgaben) in der MyLawFirm® Infoleiste am linken Bildrand, Direkt-Navigation - per Klick auf den [mehr...]-Knopf - in das jeweilige Arbeitsfenster (Details dazu finden Sie unten unter "Persönliche MyLawFirm® Infoleiste für jeden Benutzer")

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Aufgabenverwaltung / Workflow / interne Kommunikation


Komplett elektronisches Aufgabenverwaltungssystem (Details)

  • für akten- / benutzer- / kanzleibezogene Aufgaben mit

a) Terminen,

b) Fristen,

c) Wiedervorlagen,

d) Bearbeiter- / Mitarbeiteraufgaben / Aktennotizen,

e) Eingegangene Anrufe / zu führende Telefonate.

  • Aufgaben zu Dokumenten (das auslösende Dokument wird zur "Anlage" der Aufgabe und kann aus der Aufgabe heraus direkt per Klick geöffnet werden)
  • Aktenbezogene Aufgaben / Termine etc. erscheinen automatisch bei den zuständigen Sachbearbeitern
  • Jederzeitiger, schneller Überblick über alle anstehenden Aufgaben in der MyLawFirm® Infoleiste am linken Bildrand, Direkt-Navigation - per Klick auf den [mehr...]-Knopf - in das jeweilige Arbeitsfenster (Details dazu finden Sie unten unter "Persönliche MyLawFirm® Infoleiste für jeden Benutzer")
  • Integration mit Computer-Telefonie (CTI): direktes Wählen per Knopfdruck aus einer Aufgabe für ein "zu führendes Telefonat" - auch über Voice over IP (VoIP); hierzu mehr...
  • Enge Integration mit der Online-Zeiterfassung (Details): z.B. Erstellung eines Zeitsatzes direkt aus einer Aufgabe für ein "zu führendes Telefonat" unter Übernahme des Textes in die Tätigkeitsbeschreibung

Abgestuftes Erinnerungssystem

  • incl. Wiederholerinnerungen (Startzeit und Wiederholfrequenz einstellbar) und Soforterinnerungen sowie ergonomisches Management von mehreren / vielen gleichzeitigen Erinnerungen

Internes Kommunikations- / Antwortsystem

  • zu Wiedervorlagen, Telefonaten, Mitarbeiter- / Bearbeiteraufgaben mit Antwort-Knopf: ermöglichst die sofortige systeminterne elektronische Beantwortung von Aufgaben - mit der LawFirm® Enterprise-Version auch über alle Niederlassungen hinweg und bei Mobileinsatz / Heimarbeit, ohne e-mail o.ä.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Persönliche MyLawFirm® Infoleisten für jeden Benutzer
 

Ständig synoptisch links neben den anderen LawFirm®-Fenstern sichtbare persönliche Infoleisten jeweils mit Übersichten und Direkt-Navigation ([mehr...]-Knopf) u.a. zu dem gesamten Arbeitsvorrat:

  • Terminen, Fristen,
  • Wiedervorlagen, Telefonaten, Mitarbeiter- und Bearbeiter-Aufgaben,
  • Dokumentaufgaben (Inhalt der elektronischen Arbeitsmappen),
  • Erinnerungen für den aktuellen Tag,
  • Finanzaufgaben (abzurechnende Gebühren, Offene Posten),
  • Finanzstatus.

Der Inhalt der MyLawFirm® Infoleisten kann durch jeden Benutzer aus den vorhandenen Info-Blöcken selbst individuell zusammengestellt werden;

 

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Teamarbeit mit Dokumenten und Aufgaben", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Fakturierung und Controlling - Zeiterfassung/Zeithonorar-Abrechnung (Time & Billing), RVG/BRAGO, Pauschalen


Fakturierungssystem

Umfassendes System zur integrierten Arbeit mit Zeiterfassung, Abrechnung, Offenen Posten und Controlling-Funktionen (umfassende betriebswirtschaftliche Auswertungen bei minimalem Eingabeaufwand). Komplettes Fakturierungssystem für Fakturierungen / Liquidationen (auch als Grundlage für die konzerninterne Fakturierung/Verrechnung) zur Abrechnung von

  • BRAGO, RVG 2004, RVG 2006, RVG 2013 Gebühren (auch nebeneinander in derselben Akte) mit umfassenden Automatiken zu Anrechnungen, Kürzungen, u.v.m.
  • Online-Vollzeiterfassung (Details) mit Workflows zur Übernahme in Tätigkeitsberichte/Stundenaufstellungen, in die Abrechung / Verrechnung und in Wirtschaftlichkeits-Analysen
  • Zeithonorar nach Aktenstundensatz
  • Zeithonorar nach individuellen Benutzerstundensätzen (oder Benutzergruppen-Stundensätzen) je Akte (in der LawFirm Enterprise Version)
  • Zeithonorar nach individuellen Tätigkeitsstundensätzen je Akte (in der LawFirm® Enterprise Version)
  • Pauschalvergütungen

Finanz-Budgetverwaltung und -Controlling, Zeitcontrolling

  • Aufwand-Budgets je Akte mit entspr. Controlling der Budget-Einhaltung
  • Mitlaufende Nachkalkulation (Wirtschaftlichkeits-Analyse) in allen Akten über Zeit- und Budgetinfos
  • Workflow-Fenster zur umlaufenden Bearbeitung und Kontrolle abrechenbarer Akten/Gebühren
  • Auswertungen zu eingetragenen und noch nicht abgerechneten Zeiten / Gebühren
  • Umfassende Statistiken zu Umsätzen nach Dezernaten, Gebieten, u.v.m.

Tipp: In der Broschüre "Digitale Sachbearbeitung -Gebühren und Finanzen", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Weltweite Zusammenarbeit direkt mit dem LawFirm®-System (VPN/Terminalserver)


Mobile / Standort-übergreifende Nutzung im Fernzugriff (Details)

mit der LawFirm® Enterprise Version:

  • Zugriff über Mobilgeräte wie Apple iPhone (Details), Apple iPad (Anwenderbericht) und genauso natürlich auch mit Android, Windows Phone, Netbook, etc...
  • Weltweite Arbeit direkt mit dem System über VPN / Windows Terminalserver
  • Standortübergreifende Zusammenarbeit - auch in denselben Akten
  • Uneingeschränkter Zugriff in der gewohnten Benutzeroberfläche (keine "holprige" Web-Oberfläche) auf alle Daten des Systems und auf alle Dokumente und Dateien
  • Terminalserver Arbeitsplatz-Zahl frei skalierbar über entsprechende load-balancing Systeme / Server-Farmen
  • Zugang per Internet über eine sichere VPN Verbindung, auch unterwegs (z.B. mit einem Notebook und eingebauter WLAN- oder UMTS- / LTE- Datenkarte)
  • Der Zugriff erfolgt Online, so werden z.B. eingetragene Aufgaben für das Sekretariat sofort sichtbar; eingegangene Dokumente sind (weltweit) sofort im Zugriff
  • Komplexe und fehleranfällige Datensynchronisationen sind überflüssig

Schnelle SQL-Datenbank, auch für große Benutzerzahlen

  • Systeme mit kleineren Arbeitsplatzzahlen (bis zu ca. 35 / 40 Arbeitsplätzen): Microsoft Jet-Engine (lizenzfrei mitgelieferte SQL-Datenbank - wartungsfrei, performant und sehr stabil)
  • Systeme mit größerer Arbeitsplatzzahl oder mit größeren Datenmengen (> 1 GB Datenbank-Volumen): Microsoft SQL-Server (User / Datenmengen frei skalierbar)

Tipp: In der Broschüre "LawFirm®-Enterprise Windows Terminalserver", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Kundenbeziehungen / Customer Relationship Management (CRM)

LawFirm® enthält viele Funktionen zur Unterstützung des Managements von Kunden- (Mandanten-)Beziehungen:
  • Elektronische Akte zu Adressen - alle o.g. Funktionen der elektronischen Dokumentverwaltung können auch adressbezogen genutzt werden
  • Beispiele: zu Adressen bei denen es - noch - keine Akte gibt; oder aktenübergreifend alle Dokumente zu der ausgewählten Adresse in allen Akten (z.B. eines Kunden / Mandanten / eines Ansprechpartners in einer Tochtergesellschaft etc.)
  • Kontaktmanagement (Zeitsätze aus der Zeiterfassung werden als Kontakte bezogen auf Akten und auch bezogen auf Adressen gespeichert) - so lassen sich z.B. geführte Gespräche, Tätigkeiten etc. auch Adressbezogen nachvollziehen
  • Erstellung von Serienbriefen (Adressen-Export als Seriendruck-Datenquelle in Word),

    a) nach Adressgruppen

    b) nach Beteiligung in Akten (z.B. in der Rolle "Empfehlung durch" für Akquisitions- / Marketing-Aktionen)

    c) Einzel-Auswahl z.B. für eine Briefaktion

    d) gespeicherte Selektions-Kriterien / -Kategorien im "Notizfeld"

    e) als Geburtstagsliste

    f) kombiniert mit vielfältigen Suchkriterien in der Adressen-Suchfunktion (u.a. auch phonetische Suche)

  • Empfehlungs-Umsatzstatistiken - als Analyse des Akten-Beteiligungseintrags "Empfehlung durch"
  • Umsatzstatistiken nach (Rechts-/Tätigkeits-)Gebieten, Dezernaten, ...
  • u.V.m.

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Schriftverkehr / Datenverknüpfung und Automatiken


Texterstellung und Automatiken (Details)

  • Automatische Dokumentenerstellung mit sämtlichen Adressinformationen, Aktenzeichen, Bearbeiter, Briefunterschrift etc.
  • Automatische Einordnung neu erstellter Schreiben in die elektronische Arbeitsmappe 'Zu Prüfen' des zuständigen Sachbearbeiters
  • Automatische Deklination und Konjugation: Personalisierte Automatik-Schreiben durch Einsetzen geschlechts- und personenzahlspezifischer Formulierungen für Mandant, Gegner und Bearbeiter (z.B. ‘Unsere Mandantinnen .... Ihr Mandant’)
  • Automatisches Einfügen von Daten aus LawFirm® über Word-Seriendruckfelder
  • Beliebig viele benutzerdefinierte 'freie Felder' (= LawFirm® Akten-Zusatzinfos), die aus der jeweiligen Akte automatisch in Schreiben übernommen werden
  • Das System der LawFirm®-Akten-Zusatzinfos ist selbstlernend: in einer Akte definiert steht der betreffende Zusatzinfo-Eintrag in allen anderen Akten durch einfache Rollbalkenauswahl zur Verfügung
  • Text-Automatiken arbeiten nicht nur bei Briefen und Schriftsätzen, sondern auch bei allen anderen, durch LawFirm® erzeugten Automatik-Dokumenten (z.B. ZV-Auftrag, KfA, Zahlungsverbot etc.)
  • Briefkopf individuell einrichten einfach selbst möglich: Der Briefkopf ist als Microsoft Word Vorlage (Dokumentvorlage) abgelegt. Der Briefkopf kann selbst mit Word angepasst werden.
  • Mehrere Briefköpfe verwenden (z.B. für individuelle Briefköpfe je Benutzer / Bürogemeinschaften / private Post etc.)
  • Eigene Word Vorlagen und Standardtexte einfach selbst erstellen: Der Katalog der vorhandenen Standardtexte kann einfach durch Neuanlegen von Word-Dokumenten erweitert werden.
  • u.V.m.

Briefköpfe und Standardtexte

Das System der Briefkopfvorlagen und Standard-Texte ermöglicht sehr einfache und schnelle Anpassungen und Ergänzungen entsprechend den Bedürfnissen der Kanzlei.

  • Arbeit mit mehreren Briefköpfen (beliebig viele) - z.B. bei der Erstellung von Schreiben auf dem Briefbogen einer Tochtergesellschaft
  • Einfache Ergänzung der Automatik-Schreiben um eigene Bausteine, Formulare etc. durch einfache Erstellung eines neuen Word-Dokuments mit einer speziellen Vorlage
  • Anpassung der Dokumenten-Formatierung (z.B. Schriftart, Größe, Zeilenabstand etc.) jeweils durch globale Änderungen an übergeordneten Vorlagen (z.B. durch Änderung von Absatzformaten im Briefkopf mit Wirkung auf alle Dokumente und Dokumentteile)
  • LawFirm®-Tool als Hilfsmittel zum einfachen Auffinden von Vorlagen-Ordnern im Rahmen der Standardtext-Anpassung
  • Zum Lieferumfang gehören auch Gliederungsvorlagen für juristische Texte, ein Beispiel finden Sie auch in unserem Bereich Downloads (dort unter "Eigene Downloads").
  • u.V.m.

Tipp: In der Broschüre "Textverarbeitung und Datenaustausch", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Weitere besonders relevante Features


Outlook-/ Exchange-Server Synchronisation

Zur Nutzung der in LawFirm® verwalteten Adressen und Termine in Outlook, auf (mit Outlook synchronisierbaren) PDAs (Palm, Pocket PC, SmartPhone etc.) oder Handys und/oder in der Zusammenarbeit mit anderen Nutzern im Konzern, die keinen direkten Zugang zu LawFirm haben:

  • Bidirektionale Synchronisation mit Microsoft Outlook® / Exchange-Server zu Kalender- und Kontakt-Ordnern
  • Präzise Filterung der zu synchronisierenden Datenobjekte (bis hinunter zum einzelnen Datensatz)

Weitere relevante Features

  • Online Zeiterfassungssystem für die vollständige Tageserfassung mit Minimalaufwand (nur ca. 3 Min pro Benutzer/Tag)
  • Akten- + gleichzeitig adressbezogene Dokumentation von Tätigkeiten mit dem Zeiterfassungssystem
  • Umfassende Suchfunktionen (Akten, Adressen, Umsätze, Dokumente, Volltext, Internet-Anbindung) jeweils mit multiplen intelligenten Filterkriterien
  • Kontierungssystem zu Finanzen (erledigt vollständig die Aktenbuchhaltung und alle tagesaktuellen Auswertungen) mit Fibu-Exportfunktion zu Lexware Buchhalter, Datev Rechnungswesen / Rechnungswesen Compact und Kompatible (für die weitere Verarbeitung zu Umsatzsteuervoranmeldungen via Elster, Abschlüssen, monatlichen BWAs etc. - ohne Doppelerfassungsarbeit)
  • Umfassende Statistiken und Übersichten zu Finanzen (Umsätze, Fremdgelder, Auslagen etc.)
  • Plug & Play Installationsverfahren und automatische Software-Verteilung bei LawFirm® Updates - auch auf Windows Terminalservern
  • u.V.m. (zum Kurzüberblick, Überblick in Stichworten)

Tipp: In der Broschüre "Textverarbeitung und Datenaustausch", die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegt, finden Sie weitere Details zu diesem Thema - hier kostenlos anfordern...

Detail-Informationen im LawFirm®-Professional Testsystem
Ausführliche Details zu den vielfältigen Lösungen und Funktionen finden Sie in den verschiedenen Themen-Broschüren und Schulungsvideos, die dem kostenlosen LawFirm®-Professional Testsystem beiliegen.

Das LawFirm®-Professional Testsystem können Sie hier kostenlos und unverbindlich anfordern...